Videre med OK13: Drop timetælleri og tænk i opgaver

Ledelsen på HF & VUC Nordsjælland er kommet ud over stepperne med OK13 ved at tænke i opgaver og mennesker frem for Excel og timeregnskaber. Fra 1. august skar skolen det meste af tidsbureaukratiet væk. Souschef Trine Larsen fortæller om de første erfaringer.

 

 

Efter OK13 var det, som om skærmen med regneark tårnede sig op mellem ledelse og lærere på HF & VUC Nordsjælland. Den erkendelse blev vendepunktet for ledelsen og starten på at tænke udmøntningen af OK13 på en langt enklere måde. Det fortæller Trine Larsen, der er souschef og uddannelsesleder på HF &VUC Nordsjælland.

Som på de fleste uddannelsessteder blev OK13 også på HF & VUC Nordsjælland implementeret lidt over hals og hoved omkring vinterferien 2013.

”Vores første model indebar, at vi forsøgte at gøre det på en ny måde, men stadig havde et regneark med tid og timer, hvor vi afregnede lidt, som vi havde gjort tidligere. Det gjorde vi ud fra devisen, at vi gerne ville sikre en eller anden form for gennemsigtighed og retfærdighed i opgavefordelingen. Men i løbet af kort tid, kunne vi godt se, at vi ledelsesmæssigt havde sat os mellem to stole. Vi havde bare skabt et nyt system, som mindede lidt om det gamle, men som lærerne ikke havde indblik i. Og det skabte i dén grad mistillid,” forklarer Trine Larsen.

 

Ligeglad med kollega X

Så fra august 2014 var det nye tider på HF & VUC Nordsjælland. Nu fordeler ledelsen konsekvent opgaver og ikke timer.

”Vi har droppet tælleriet og de mærkelige tidsopgørelsesmetoder for alle mulige opgaver. Nu kigger vi på det enkelte individ og den enkelte opgave – punktum,” forklarer Trine Larsen, der har det tværgående ansvar for HF-delen i organisationen, der er fordelt på fire steder i det nordsjællandske. Lige nu sender hun sammen med sin kollega i Helsingør opgavebeskrivelser ud til uddannelsesstedets 80 lærere, hvoraf hun har ansvaret for de 50.

I forbindelse med opgavefordelingen har Trine Larsen individuelle samtaler med hver enkelt lærer, hvor hun definerer og fordeler de opgaver, hun ser den enkelte i stand til at løse. Det sker både ud fra organisationens behov og med afsæt i lærerens kompetencer og ønsker, som hun har kendskab til via tidligere samtaler, MUS etc.

”Opgaverne bliver i første omgang fordelt uden at sammenligne med, hvordan skemaet hos deres fagkollega Y eller fagkollega X ser ud. Det forholder jeg mig ikke til. Jeg forholder mig til, hvad den enkelte konkrete lærer skal løse baseret på, deres erfaring, og hvad jeg vurderer er rimeligt i forhold til denne her konkrete medarbejder og de konkrete opgaver,” fortæller hun. 

 

Slip lidt af magten

Når man som ledelse arbejder med fordeling opgaver i stedet for fordeling af tid og opgørelser af timer, slipper man også lidt af magten. Og det skal man være forberedt på, understreger Trine Larsen.

”Det, vi gør, er et brud med en bestemt måde at tænke retfærdighed på. Nogle ledere har den opfattelse, at retfærdig ledelse og lighed er at behandle alle ens. Jeg er personligt ikke enig i den måde at tænke lighed på. Såvel ledelse som lærere ved, at nogle kan trække mere end andre i forhold til udvikling, og andre kan noget ekstraordinært i undervisningsrummet.”

 

Forskel på lærere – tal om den!

Når man som leder skal orkestrere sådan en nytænkning, skal man være tro mod sig selv.

”Det kræver, at man som leder kan være i det. Man bliver nødt til at være åben og ærlig til de her samtaler om, hvordan man som leder oplever tingene på den anden side af skrivebordet. Jeg siger meget: ’Nu skal I høre, hvad jeg oplever …’ Det bliver taget godt imod,” siger hun.

Og så handler det om at tro på, at det kan lade sig gøre at tænke i opgaver frem for timer. Og det er, som Trine Larsen konstaterer, ikke raketvidenskab at lave opgavebeskrivelser.

”Jeg tror på, at folk er forskellige. Der er kæmpestor forskel på, hvad en erfaren lærer og underviser kan løfte, og hvad de unge kan. Der er også stor forskel på, hvad de tjener. Og derfor mener jeg, at der godt må ligge en forventning om, at f.eks. de erfarne leverer mere end de nyuddannede. Det er noget, de fleste godt kan få øje på, men det er alligevel noget, man som ledelse skal italesætte,” siger hun.

 

Fair tidsregistrering

På HF & VUC Nordsjælland har man også taget hul på tidsregistrering, men i sin enkleste form. Det betyder, at alle lærere registrerer deres arbejdstid i antal timer pr. måned – ét tal, en slags timer. En gang om måneden danner uddannelseschefen sig et overblik over, hvordan det ser ud med timeforbruget.

”Det skal man selvfølgelig som leder bruge lidt krudt på hver måned, men det er et godt grundlag for en god dialog. Og jeg må sige, at jeg kun har ros til vores lærere: Der bliver registreret virkelig fair,” forklarer hun.

Og hvis en lærer ligger for højt over gennemsnitsnormen, bliver der taget en snak. Typisk ligger otte-ti lærere for højt i timeantal, når Trine Larsen løber igennem timerne. Tidsregistreringen bliver også brugt som justeringsredskab. For nylig havde hun en lærer til samtale, der lå meget højt i timeantal.

”Hun følte, at hun løb meget stærkt, og at det hele var ved at ramle. Og da jeg dykkede ned i det, kunne jeg godt se, at det ikke var planlagt helt fair, og at hun skulle løbe stærkere end sine kolleger. Så nu har vi aftalt, at jeg aflaster hende i foråret. Og det er et eksempel på, at dialogen med den enkelte er blevet styrket – og så er det jo noget nyt, at vi har en afspadseringsknap at skrue på,” siger hun.

 

Fastholde flere kursister

De nye måder at gå til opgaven på gør det nemmere for HF & VUC Nordsjælland at fokusere på skolens overordnede strategiske mål: At fastholde flere kursister på HF.

Det mål knytter ledelsen alle sine beslutninger op på.

”Vi tror på, at en af måderne at fastholde vores kursister på er, at underviserne har mere tid sammen med dem. Og det er det, vi arbejder målrettet hen mod nu,” forklarer hun.

En af de nye opgaver, som alle lærere har, er derfor at lave mindre udviklingsprojekter i forbindelse med undervisningen. Alle lærere arbejder derfor som en slags miniforskere sammen med mindst en kollega om en lang række forskellige mindre projekter med samme fokus: At finde ud af, hvad der virker, når man gerne vil fastholde en større andel af kursisterne.

”Udviklingsprojekterne er et forsøg på at gøre lærernes viden om, hvad der virker, til organisatorisk viden. For langt de fleste lærere ved, hvad der virker. Men den viden kommer ikke altid ud at arbejde i organisationen. Derfor er én af lærernes nye opgaver at lave om på det,” siger Trine Larsen.