Få inspiration til at komme godt fra start med gymnasiets nye bestyrelse. Til efteråret bliver der skiftet ud på bestyrelsesposterne på gymnasierne. Her giver en erfaren rektor og en erfaren bestyrelsesformand deres bedste råd til at skabe det gode samarbejde i bestyrelsen. Læs om deres erfaringer – og del måske artiklen med din nye bestyrelse.
Rektor på Vesthimmerlands Gymnasium Jette Rygaard har en klar holdning til, hvad hendes gymnasiebestyrelse skal og ikke skal. Det samme har skolens tidligere bestyrelsesformand Inger Askehave, der nu er prorektor på CBS. Sammen har de i seks år arbejdet målrettet på et godt bestyrelsessamarbejde.
Så lad os begynde med begyndelsen: Hvordan sikrer man sig, at nye bestyrelsesmedlemmer kommer godt ombord i bestyrelsen? Det ved Inger Askehave, der har mange års bestyrelseserfaring både fra gymnasiebestyrelsen i Vesthimmerland, men også fra bestyrelsen på Aalborg Teater og EVA.
”Min erfaring er, at en god onboarding af bestyrelsesmedlemmerne er rigtig godt givet ud. Giv dig som rektor tid til at forklare, hvad I er for et gymnasium, og giv indblik i de glæder og udfordringer, I har,” siger Inger Askehave.
Inviter bestyrelsen ind i maskinrummet
Når der kommer nye bestyrelsesmedlemmer på Vesthimmerlands Gymnasium, er det da også fast praksis, at rektor inviterer dem til et introduktionsmøde.
”Jeg inviterer til et kort møde bare mellem bestyrelsesmedlemmet og mig, hvor jeg viser gymnasiet frem, de hilser på lærerværelset, og jeg fortæller om vores strategi, vores årshjul, og hvordan vi arbejder. På den måde føler de sig klædt på og får lov at stille en masse spørgsmål. Samtidig får jeg også hørt lidt om dem, hvad de repræsenterer, og hvor de kommer fra. Det tager ikke lang tid, og det er en virkelig god investering,” siger rektor Jette Rygaard.
Det var en praksis, som Inger Askehave som bestyrelsesformand var med til at skabe.
”Som bestyrelsesmedlem vil man gerne vise, hvilke kompetencer man kommer med, og fortælle, hvad man kan bringe til bordet og bidrage med – ud over den formelle opgave, man påtager sig,” siger hun.
Kridt banen op, og fordel roller
At holde møder med nye bestyrelsesmedlemmer er også en måde at kridte banen tydeligt op mellem bestyrelse og ledelse, så der er klare linjer. Og det gør rektor Jette Rygaard i det hele taget en dyd ud af.
”Jeg er fx meget tydelig i at kommunikere til bestyrelsen, at de ikke indgår i den daglige ledelse. Det er os i ledelsen, der varetager ledelsen af gymnasiet.”
Og den klare kommunikation om rollefordelingen er også rar for bestyrelsen, understreger Inger Askehave:
”Det er godt at få drøftet rammerne fra begyndelsen. Jeg synes, det er helt essentielt, at bestyrelsen meget hurtigt bliver klar over, hvilket mandat og rolle den har, og dermed ikke begynder at bedrive daglig ledelse,” siger Inger Askehave.
Rektors briefing af bestyrelsen er central
Tydelighed om rammerne er også et vigtigt fundament, for at
bestyrelsen kan byde ind med noget, som der virkelig er brug for, nemlig
den strategiske sparring.
”For mig er bestyrelsen meget vigtig, for jeg har brug for de
strategiske drøftelser og ser altid frem til bestyrelsesmøderne,” siger
rektor Jette Rygaard.
Hun er bevidst om, at jo mere forberedelse og benarbejde, hun laver
som rektor, jo bedre kan hun udnytte kompetencerne i bestyrelsen.
Og det er helt centralt for et vellykket samarbejde med bestyrelsen, påpeger Inger Askehave.
”Som bestyrelse tilbringer man jo kun en brøkdel af sin tid på
skolen, så man har brug for at få præsenteret konteksten ordentligt, når
man skal tage stilling til noget. Og det er rektor, som skal dele ud af
sin viden her, så bestyrelsen har et solidt fundament for sine
beslutninger,” siger hun.
Den opgave tager Jette Rygaard gerne på sig:
”Som rektor skal jeg give alle de indspark, perspektiver og vinkler,
jeg overhovedet kan, så bestyrelsen er klædt på, når den skal diskutere
en sag. Og jeg oplever meget ofte, at det, jeg så får retur, er noget
meget værdifuldt og andet input, end vi selv kunne have fundet frem til i
ledelsen eller på skolen. Efterfølgende er det så min rolle at samle
alle de bolde, vi har haft i spil, til en beslutning, som vi som ledelse
kan føre ud i livet.”
Formøder er en god investering
På Vesthimmerlands Gymnasium er der bestyrelsesmøde fire gange
årligt. Inden hvert møde holder rektor formøde med formand og
næstformand. Det var en proces, som blev indført, da Inger Askehave var
formand. Og formødet er en god investering.
”Formøderne er med til at tydeliggøre, hvad det egentlig er, der skal
ske på bestyrelsesmødet,” siger Inger Askehave og understreger, at den
uformelle dialog er særdeles vigtig.
”Du kan ikke være bestyrelsesformand uden en tæt dialog med rektor.
Og her bevæger vi os på den fine grænse mellem daglig ledelse og
bestyrelsesarbejde. Som bestyrelsesformand er du nødt til at få indsigt
fra rektor, for at du med sindsro kan holde dig på din egen
spilleplade,” forklarer Inger Askehave.
Derfor skal dialogen også være meget åben på formøderne, siger rektor Jette Rygaard:
”Jeg har god erfaring med at have en meget åben dagsorden til
formøderne, hvor jeg har spørgsmål med frem for at have fastlagt præcis,
hvor jeg vil hen. Min erfaring er, at det lukker op for reel sparring,
hvor vi kommer i nye retninger og finder nye vinkler. Det betyder så
igen, at jeg kan stille de rigtige spørgsmål til bestyrelsen, når der
efterfølgende er bestyrelsesmøde,” forklarer Jette Rygaard.
Stor forskel på orientering og fri leg
Det var også på formøderne, at rektor, bestyrelsesformand og
næstformand på Vesthimmerlands Gymnasium i sin tid lavede en fast
procedure og struktur for dagsordnerne til bestyrelsesmøderne.
”Sammen gjorde vi det tydeligt, hvilke punkter der var til
orientering, hvad der skulle drøftes, hvad der skulle godkendes, og hvor
der var fri leg og input,” forklarer Inger Askehave og understreger, at
det som bestyrelsesmedlem er vigtigt at vide, hvad ens handlerum er, og
hvad der forventes af feedback under de enkelte punkter og emner på
dagsordenen.
Altid, altid, altid kerneopgaven
I dag er et årshjul med fastlagt fokus på hvert af årets møder med
til at sætte bestyrelsesarbejdet i system og sørge for at skolens
kerneopgave altid er i fokus på bestyrelsesmøderne. Sådan var det ikke,
da Jette Rygaard satte sig i rektorstolen.
”Da jeg kom til, oplevede jeg, at bestyrelsesmøderne handlede meget
om budgetter og regnskab. Det oplever jeg ikke mere. I dag er det sådan,
at vi har et perioderegnskab, som vi lige løber igennem. Så er der
typisk to spørgsmål, og så er vi videre,” siger Jette Rygaard, som giver
sin tidligere bestyrelsesformand Inger Askehave en del af æren for den
ændring.
”Hun var som formand med til at ændre kulturen, fordi hun kom med et
naturligt fokus på det strategiske fra sit eget arbejdsliv. Det gjorde
det nemmere at gennemføre,” siger Jette Rygaard.
Kontrol må ikke fylde det hele
Ud over at være ledelsens strategiske sparringspartner har en
gymnasiebestyrelse som bekendt også en kontrolopgave og skal sørge for,
at skolen lever op til de formelle krav, der er. Det er en vigtig
opgave, men den behøver ikke fylde det hele, understreger begge.
”Hvis vi skal skabe en god uddannelse i vores lokalområde, er vi nødt
til at have visioner, bruge alle gode kræfter og turde tage nye skridt.
Men bestyrelsen skal også holde øje med, at vi følger budgettet og
bruger midlerne, som vi skal. I min optik kan vi sagtens holde balancen
mellem sparring og kontrol i bestyrelsen, for kontrolopgaverne er
egentlig ikke så tunge, og hvis jeg klæder bestyrelsen ordentligt på til
opgaven, behøver det ikke fylde så meget,” siger Jette Rygaard og
tilføjer:
”Men det er klart, at hvis bestyrelsen overvejende ser sig selv som
administrativ og er mere interesseret i forbrug af
efteruddannelsesmidler og penge til rengøring, så er risikoen, at vi som
skole ikke kommer ud af flækken,” siger hun og peger på, at der typisk
er bestyrelsesmedlemmer med forstand på økonomi, som er en stor
ressource.
Bredt kompetence-klaviatur
Og netop det med at se og få sat bestyrelsesmedlemmernes forskellige
kompetencer i spil, er også centralt for et godt bestyrelsessamarbejde.
Gymnasiebestyrelser har som bekendt altid repræsentanter fra grundskoler
og videregående uddannelser. Og deres forskellige perspektiver er en
stor styrke.
”Der er gode grunde til, at gymnasiebestyrelserne er sammensat, som
de er. Hvert bestyrelsesmedlem har hver især nogle kompetencer, som kan
hjælpe os i arbejdet med at spille det her gymnasium så stærkt som
muligt i fællesskab,” siger Jette Rygaard.
Inger Askehave supplerer:
”Det er berigende og en fantastisk ressource at have en bestyrelse,
som har øje på et gymnasiums virke fra forskellige perspektiver. Det er
en gave, når bestyrelsen både tæller folk, som tænker ud af boksen, og
folk, som er gode til kolonner og til at sætte to streger under facit.
Kombinationen er stærk.”
Tillid trumfer alt
Men den allervigtigste ingrediens i et godt bestyrelsesarbejde er nok
tillid og forståelse for sin rolle – hele vejen rundt om bordet.
”Et godt professionelt samarbejde i en bestyrelse kræver åbenhed og
tillid og en ret tæt relation,” siger Inger Askehave. ”Som
bestyrelsesmedlem tager du et opdrag på dig, så du må sætte dig ind i
spillereglerne for, hvad der forventes af dig i den rolle. Som
bestyrelse skal vi være uhyre bevidste om, hvad handlerummet er for os,
og hvornår vi tromler ind over noget, som vi ikke skal blande os i. For
nogle er det svært at definere den grænse. Men det er vigtigt. Jeg har
selv haft det sådan som bestyrelsesformand, at jeg gerne vil rådgive,
hvis rektor efterspørger det. Man skal være der, men det er lige så
vigtigt at træde væk igen og give gymnasiets ledelse arbejdsro og ikke
ligge og ringe hver 14. dag,” siger Inger Askehave.
Den tilgang har rektor Jette Rygaard sat pris på:
”Bestyrelsen bærer et ansvar, men de må også tro på, at den leder, de
har ansat, er i stand til at følge retningslinjerne og føre visionerne
ud i livet. Ellers har man ansat den forkerte leder,” siger hun.
Det gode samarbejde i bestyrelsen
Gode råd til gymnasieledelsen:
- Kridt fra begyndelsen banen op, og gør klart, hvad der er bestyrelsens, og hvad der er ledelsens opgave.
- Få nye bestyrelsesmedlemmer godt om bord. Hav indledende samtaler med hver enkelt, vis dem skolen og fortæl om jeres strategi, visioner og udfordringer.
- Lær dine bestyrelsesmedlemmer at kende, så du ved, hvad de er gode til og kan byde ind med. Løb igennem en gang om året, hvad bestyrelsesmedlemmerne hver især kan bidrage med.
- Sørg for altid at have en klar dagsorden til jeres møder. Det skal være tydeligt, om punkterne er orientering, beslutning, debat etc.
Gode råd til bestyrelsesmedlemmerne:
- Lyt, spørg og lær skolens udfordringer, styrker og visioner at kende.
- Sæt dig ind i de formelle krav, der er til dig som bestyrelsesmedlem.
- Mød op til møderne, og byd ind.
- Bring dine egne kompetencer i spil. Du kan eller ved noget, som gymnasiet har brug for.
- Kend forskel på bestyrelsens opgaver og ledelsens opgaver.
Om Jette Rygaard
Rektor på Vesthimmerlands Gymnasium og HF siden 2014. Hun har tidligere været lektor på Frederikshavn Gymnasium og HF og Hasseris Gymnasium. Jette Rygaard er cand.scient. i fysik og matematik og har en række bestyrelsesposter ved siden af sit rektorjob blandt andet i Danske Gymnasier, Astra – det nationale naturfagscenter og i LIFE Fonden.
Om Inger Askehave
Prorektor på CBS fra februar 2021. Tidligere har hun været institutleder, professor og senest prorektor på Aalborg Universitet. Inger Askehave er uddannet cand.mag. i engelsk og internationale forhold fra Aalborg Universitet og har en ph.d. i virksomhedskommunikation fra Handelshøjskolen i Aarhus. Inger har en række bestyrelsesposter blandt andet for Aalborg Teater og EVA – Danmarks Evalueringsinstitut.
